Dokumenty rozliczeniowe ZUS
Aktualizacja 28 października 2022
Jakie dokumenty rozliczeniowe dla ZUS powinien przekazywać przedsiębiorca? Jak pobrać dokumenty rozliczeniowe z ZUS i składać raporty oraz deklaracje? Sprawdź w jaki sposób poprawnie sporządzić dokumenty rozliczeniowe ZUS obowiązujące płatników składek i poznaj aktualne terminy płatności.
Co to są dokumenty rozliczeniowe ZUS?
Każdy płatnik składek jest zobowiązany do rozliczania się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W zakresie obowiązków płatnika leży opłacanie składek za siebie oraz pracowników na:
- ubezpieczenia społeczne, czyli emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe,
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- Fundusz Emerytur Pomostowych,
- Fundusz Solidarnościowy.
Rozliczenia z urzędem przeprowadza się z wykorzystaniem dokumentów rozliczeniowych, czyli formularzy przygotowanych przez ZUS, na których wykazuje się odpowiednie wartości. Dokumenty zawierają informacje o rozliczonych składkach i wypłaconych świadczeniach wszystkich pracowników zatrudnionych w działalności przedsiębiorcy.
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, zmienia się także zestaw koniecznych do uzupełnienia dokumentów. Nie każdy przedsiębiorca rozlicza się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w ten sam sposób, dlatego warto zapoznać się z aktualnymi rozporządzeniami urzędu.
Jakie są dokumenty rozliczeniowe w ZUS?
Do grupy dokumentów rozliczeniowych ZUS zaliczają się formularze:
- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa, służąca do rozliczania składek i wypłaconych świadczeń w danym miesiącu,
- ZUS RCA – imienny raport miesięczny o składkach i świadczeniach, służący do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeń (za osoby ubezpieczone),
- ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach osoby ubezpieczonej lub okresach pracy nauczycielskiej,
- ZUS RSA – imienny raport miesięczny o składkach i przerwach w ich opłacaniu, służący do wykazywania wypłaconych świadczeń oraz przerw w ich wypłacaniu (za osoby ubezpieczone).
Pełen zestaw powyższych dokumentów określa się jako komplet rozliczeniowy, który powinien być przekazywany przez płatnika do ZUS w każdym miesiącu prowadzenia działalności. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy zatrudniają co najmniej jedną inną osobę. Jakie dokumenty trzeba złożyć do ZUS, gdy prowadzi się jednoosobową działalność gospodarczą?
Dokumenty rozliczeniowe a działalność jednoosobowa
W przypadku gdy przedsiębiorca prowadzi wyłącznie działalność jednoosobową, nie ma obowiązku składania raportów imiennych. Decyduje o tym fakt, że nie zatrudnia żadnych innych pracowników, a co za tym idzie opłaca obowiązkowe składki tylko za siebie. W takiej sytuacji jedynym wymaganym dokumentem rozliczeniowym jest miesięczna deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA.
Termin składania dokumentów rozliczeniowych ZUS
Do kiedy można składać dokumenty rozliczeniowe w ZUS za bieżący miesiąc? Odpowiedź na pytanie kiedy rozlicza się ZUS zależy przede wszystkim od rodzaju działalności płatnika. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przekazywania kompletu rozliczeniowego:
- do 5 dnia następnego miesiąca, w przypadku jednostek i samorządowych zakładów budżetowych,
- do 15 dnia następnego miesiąca, jeżeli płatnik posiada osobowość prawną,
- do 20 dnia następnego miesiąca, w przypadku pozostałych płatników składek, czyli przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników spółek i wszystkich podmiotów nieposiadających osobowości prawnej.
Do kiedy ZUS – jednoosobowa działalność
Do kiedy płaci się ZUS? Jednoosobową działalność należy rozliczyć do 20 dnia następnego miesiąca. W przypadku gdy koniec tego zakresu przypada na dzień wolny od pracy, termin może zostać wydłużony do pierwszego następnego dnia roboczego.
Przedsiębiorcy prowadzący firmę jednoosobową rozliczają się na dokumencie ZUS DRA. Z tego względu odpowiedź na pytanie do kiedy należy rozliczyć ZUS DRA za działalność jednoosobową brzmi – do 20 dnia kolejnego miesiąca (za pełny poprzedni miesiąc).
Zwolnienie ze składania do ZUS dokumentów rozliczeniowych
Kto jest zwolniony ze składania dokumentów rozliczeniowych? Zwolnienie przysługuje osobom spełniającym określone przez urząd warunki. Jeżeli zostaną spełnione, nie ma konieczności informowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o chęci skorzystania ze zwolnienia. System ZUS automatycznie wygeneruje dokumenty rozliczeniowe, które mają taką samą moc jak dokumenty składane przez płatników. Jeżeli składki nie zostaną opłacone, deklaracja wygenerowana przez ZUS stanowi podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego.
Zwolnienie z obowiązku przekazywania dokumentów rozliczeniowych ZUS należy się:
- Osobom duchownym, które:
- opłacają składki tylko i wyłącznie za siebie,
- w poprzedniej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowały minimalną podstawę wymiaru składek.
- Rodzicom zatrudniającym nianię na podstawie umowy uaktywniającej, którzy:
- w poprzednim komplecie dokumentów rozliczeniowych za pełny miesiąc składanych za nianię wykazano podstawę wymiaru składek nie większą niż 50% minimalnego wynagrodzenia (w przypadku umowy zawartej po 1 stycznia 2018 roku),
- w poprzednim komplecie dokumentów rozliczeniowych za pełny miesiąc składanych za nianię wykazano podstawę wymiaru składek nie większą niż minimalne wynagrodzenie (w przypadku umowy zawartej przed 1 stycznia 2018 roku).
- Osobie zgłoszonej do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych, która:
- opłaca składki tylko i wyłącznie za siebie,
- w poprzedniej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowała kwotę do podstawy wymiaru składek nie niższą niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku.
Utrata prawa do zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów rozliczeniowych
Prawo do zwolnienia z przekazywania dokumentów do ZUS można również stracić. Dzieje się tak w kilku sytuacjach.
Jeżeli dobrowolnie zgłoszono się do ubezpieczeń społecznych, to należy złożyć dokumenty rozliczeniowe ZUS za miesiąc, w którym nie opłacono składek w terminie. Obowiązkiem płatnika będzie więc:
- złożenie prawidłowej deklaracji rozliczeniowej za miesiąc, w którym nie opłacono składki w terminie,
- złożenie prawidłowej deklaracji rozliczeniowej za następny miesiąc, za który nie upłynął do tej pory termin przekazania rozliczeń i opłacenia należnych składek.
Drugi przypadek to sytuacja, w której płatnik złożył dokumenty rozliczeniowe z podstawą wymiaru składek w wysokości mniejszej niż obowiązująca (na przykład ze względu na chorobę). Za następny miesiąc pojawia się obowiązek złożenia dokumentów rozliczeniowych. Po złożeniu deklaracji rozliczeniowej za pełny miesiąc, w kolejnych okresach rozliczeniowych znów przysługuje zwolnienie.
Czytaj więcej:
Dokumenty rozliczeniowe ZUS: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/dokumenty-rozliczeniowe/zwolnienie-z-obowiazku-przekazywania-dokumentow
- 3Udostępnienia
- 3
