Kontrola ZUS u płatnika
Co ZUS sprawdza podczas kontroli? Jakie dokumenty przygotować do kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Sprawdź czego dotyczy kontrola ZUS i w jakich godzinach można się jej spodziewać.
Na czym polega kontrola ZUS u płatnika?
W przypadku płatników składek, kontrola ZUS polega na sprawdzeniu wywiązywania się z obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach. Kontrolowana będzie więc nie tylko poprawność, ale też rzetelność prowadzonych działań z zakresu ubezpieczeń społecznych, opłacania składek i innych zadań które zleca ZUS. Efektem inspekcji jest sporządzenie protokołu kontroli w dwóch kopiach dla każdej ze stron.
Jakie informacje zawiera protokół kontroli?
W protokole kontroli inspektor zawiera wszelkie ustalenia sporządzone w czasie trwania inspekcji. W protokole powinny zawierać się:
- dane płatnika składek
- dane inspektora przeprowadzającego
- symbol jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
- zakres kontroli
- czas trwania kontroli
- opis ustaleń z kontroli
- lista dowodów
- pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżenia
- pieczęć i podpis inspektora
- pouczenie o wpisie do księgi kontroli
Odebranie protokołu przez płatnika (albo moment nadania protokołu pocztą) jest jednoznaczne z zakończeniem kontroli ZUS. Jeżeli przedsiębiorca ma zastrzeżenia co do ustaleń w protokole, może je zgłosić w ciągu 14 dni i wskazać dowody wskazujące na błąd inspektora. W takiej sytuacji inspektor ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszenie i podjąć dodatkowe czynności kontrolne.
Zakres kontroli ZUS u płatnika
Co ZUS sprawdza podczas kontroli? To pytanie zadają sobie płatnicy, którzy nie wiedzą jakie dokumenty do kontroli ZUS powinny zostać przygotowane wcześniej. Dla inspektorów nie ustalono jednak jednolitej procedury, co oznacza, że inspekcji może podlegać wiele różnych aspektów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i składkami. W czasie swojej pracy skupiają się jednak przede wszystkim na:
- prawidłowości zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych
- rzetelności płatnika w obliczaniu, potrącaniu i opłacaniu składek ZUS
- kontroli ustalania praw do świadczeń ZUS
- rzetelności wypłacania świadczeń i dokonywania z tego tytułu rozliczeń
- terminowości opracowywania wniosków
- prawidłowości wystawiania zaświadczeń i zgłaszania do urzędu różnych danych związanych z ubezpieczeniami
Przebieg kontroli ZUS
Przed rozpoczęciem kontroli przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Wizyty inspektora można spodziewać się nie wcześniej niż w 7 dni od otrzymania dokumentu, ale nie później niż po 30 dniach od otrzymania druku. Przedsiębiorca może przyśpieszyć ten proces, jeżeli złoży do urzędu pisemny wniosek. W przypadku gdy termin 30 dni nie zostanie dotrzymany przez urząd, zostanie przesłane kolejne zawiadomienie.
Kontrola rozpoczyna się od przekazania płatnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dokonuje tego inspektor ZUS, jednocześnie legitymując się posiadanym dokumentem umożliwiającym jego identyfikację.
Kto wykonuje kontrolę ZUS u płatnika?
Kontrola przeprowadzana jest przez doświadczonych inspektorów kontroli ZUS, którym mogą towarzyszyć inni pracownicy przygotowujący się do egzaminu na to stanowisko. Urzędnicy powinni przed przeprowadzeniem kontroli wylegitymować się dowodem osobistym lub specjalną legitymacją inspektora ZUS, której wzór udostępniono na oficjalnej stronie urzędu.
Gdzie przeprowadza się kontrolę ZUS?
Kontrola ZUS przeprowadzana jest najczęściej w miejscu (lub w kilku miejscach) prowadzenia działalności. Wyróżnia się jednak sytuacje, w których urzędnicy muszą wykonać pewne czynności także w innej lokalizacji, na przykład w miejscu przechowywania dokumentów czy w zewnętrznym biurze rachunkowym. W tym celu potrzebne będzie złożenie wniosku lub wyrażenie zgody przedsiębiorcy.
Jeżeli wymaga tego charakter kontroli, proces inspekcji płatnika może być przeprowadzany również w placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, odpowiedniej ze względu na miejsce prowadzenie działalności. Taką sytuację wymusza również:
- konieczność przesłuchania byłego pracownika
- nie zgłoszono do ZUS zmiany adresu siedziby przedsiębiorstwa
- nie zmieniono adresu siedziby firmy w CEIDG lub KRS, gdy nie prowadzi się tam już działalności gospodarczej
Jak długo trwa kontrola ZUS?
W zależności od statusu płatnika, czas trwania kontroli ZUS może ulegać zmianie. Z tego względu:
- kontrola płatników składek, którzy nie są przedsiębiorcami trwa do dwóch miesięcy,
- sprawdzanie mikroprzedsiębiorców trwa 12 dni roboczych,
- inspekcja małych przedsiębiorców trwa 18 dni roboczych,
- przegląd średnich przedsiębiorców trwa 24 dni robocze,
- kontrola innych przedsiębiorców trwa 48 dni roboczych.
Obowiązki płatnika składek w czasie kontroli ZUS
Płatnicy składek w czasie inspekcji pozostają zobowiązani do:
- udostępnienia ksiąg, dokumentów i wszelkiego rodzaju nośników informacji które mogą mieć związek z zakresem kontroli urzędu
- udostępnienia informacji o składnikach majątku
- sporządzenia kopii dokumentów które podlegają kontroli
- zapewnienia warunków umożliwiających przeprowadzenie inspekcji
- udzielać niezbędnych wyjaśnień inspektorom
- przedstawienie tłumaczeń zagranicznej dokumentacji
Sprzeciw przedsiębiorcy w czasie kontroli
W przypadku gdy przedsiębiorca stwierdzi, że inspektor ZUS w czasie kontroli naruszył przepisy ustawy o prawie przedsiębiorców, może zgłosić do urzędu swój sprzeciw. Aby tego dokonać, należy przygotować dokument na piśmie wraz z uzasadnieniem swoich wątpliwości co do poprawności pracy inspektora. Czas w którym trzeba przekazać dokument to 3 dni od dnia rozpoczęcia kontroli lub wystąpienia podejrzanej okoliczności. Złożenie dokumentu wiąże się z przerwaniem przez inspektora aktualnej kontroli.
Po otrzymaniu dokumentu przez ZUS, w ciągu 3 dni zostanie udzielona decyzja o akceptacji sprzeciwu lub odmowie. W tym drugim przypadku będzie to wiązało się z kontynuacją przerwanej kontroli.
Przedsiębiorcy przysługuje prawo do złożenia zażalenia na otrzymaną decyzję w ciągu 3 dni od otrzymania dokumentów. Zażalenie zostanie rozpatrzone w ciągu 7 dni, a jeżeli urząd nie dotrzyma terminu, zażalenie zostanie automatycznie zaakceptowane jako słuszne.
Po otrzymaniu decyzji w sprawie zażalenia istnieje możliwość złożenia skargi do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Przedsiębiorca ma na to 30 dni od dnia otrzymania postanowienia w sprawie zażalenia, ale złożenie skargi nie przerwie aktualnie prowadzonej kontroli ZUS u płatnika.
Czytaj więcej:
Co przygotować do kontroli ZUS: https://www.zus.pl/firmy/kontrola/jak-przebiega-kontrola
- 2Udostępnienia
- 2
