ZUS zwolnienia | E-zwolnienia (e-ZLA)
Aktualizacja 1 września 2022
Co to jest ZUS e-ZLA?
Elektroniczne zwolnienia lekarskie ZUS, w skrócie (e-ZLA) są dostępne od 1 stycznia 2016 roku. Sprawdź jakie korzyści przynoszą e zwolnienia ZUS i dowiedz się więcej o e ZUS ZLA. Do końca listopada 2018r. pisane były zwolnienia w formie papierowej, ale od 1 grudnia 2018r. lekarze mogą wystawiać je tylko i wyłącznie elektronicznie. Jest to duże ułatwienie nie tylko dla pacjentów, ale też pracodawców. Mimo wszystko wyróżnia się kilka sytuacji, w których przydaje się wydruk e-ZLA.
Jak działa e-ZLA?
W czasie wizyty u lekarza wystawiane jest zaświadczenie lekarskie e-ZLA za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych. Aby potwierdzić tożsamość specjalisty, wykorzystuje się kwalifikowany podpis elektroniczny albo Profil Zaufany ePUAP. Informacja o wystawionym zaświadczeniu przesyłana jest do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz do płatnika składek, czyli pracodawcy. Informacja o zwolnieniu lekarskim pracownika pojawia się więc na jego profilu PUE, najpóźniej jeden dzień po wystawieniu e-ZLA. Taka wiadomość zostaje wyświetlona także na profilu osoby, której dotyczy zwolnienie. Wzór zaświadczenia ustalany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, więc zawarte w nim dane mogą ulegać zmianie na przestrzeni lat.
Jakie dane zawiera e-ZLA?
Zwolnienie lekarskie e-ZLA posiada niezbędne informacje o osobie ubezpieczonej i samym dokumencie, takie jak:
- identyfikator zwolnienia (numer i seria)
- data wystawienia zwolnienia ZUS e-ZLA
- imię, nazwisko, PESEL osoby ubezpieczonej
- adres przebywania osoby ubezpieczonej w czasie niezdolności do pracy
- dane płatnika składek
- imię, nazwisko i numer prawa do wykonywania zawodu lekarza, który wystawia zwolnienie
- adres miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego
- okres niezdolności do pracy
- informacje o okolicznościach upoważniających do otrzymania zasiłku chorobowego
- wskazania lekarza
- okres zwolnienia od wykonywania pracy
- oznaczenie instytucji, w której osoba ubezpieczona została zgłoszona do ubezpieczenia
ZUS e-ZLA dla pracodawców
Pracodawcy także zyskują na korzystaniu z możliwości oferowanych przez PUE. Wystawione na platformie elektroniczne zwolnienie lekarskie zostaje automatycznie wyświetlone w profilu płatnika składek ZUS pod odpowiednią zakładką. Nie udostępnia się jednak informacji o kodzie choroby. Istnieje także możliwość wystąpienia z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawionego zwolnienia lekarskiego do ZUS.
Obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych obowiązuje od 2015 roku wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób.
Jeżeli pracodawca nie ma profilu na PUE, lekarz będzie musiał wystawić pracownikowi wydruk zwolnienia lekarskiego. Jego obowiązkiem będzie dostarczenie go do swojego pracodawcy. Informacja o tym, czy pracodawca posiada profil PUE zostanie wyświetlona lekarzowi przy próbie wystawienia zwolnienia e-ZLA.
Zasiłek ZUS e-ZLA
W przypadku gdy pracownikowi zasiłki wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obowiązkiem pracodawcy jest złożenie wniosku o zasiłek chorobowy lub opiekuńczy. W czasie trwania ubezpieczenia, to właśnie przedsiębiorca składa dokument w imieniu pracownika. Wyróżnia się dwa przypadki, w których forma wniosku ulega zmianie:
- Pierwsze zwolnienie wymaga zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 albo Z-3a
- Zwolnienie za dalszy okres niezdolności do pracy wymaga zaświadczenia płatnika składek Z-3/Z-3a lub ZAS-12
Wniosek należy złożyć za pośrednictwem PUE w tydzień od otrzymania zwolnienia lekarskiego na posiadanym profilu PUE. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada profilu, powinien w 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA pracownika dostarczyć do placówki ZUS odpowiedni wniosek.
Nieprawidłowości w ZUS e-ZLA
Jeżeli pracodawca stwierdzi błąd w wystawionym zwolnieniu lekarskim, nie może wypłacić zasiłku swojemu pracownikowi. W takim wypadku należy złożyć odpowiedni wniosek do ZUS w celu jego anulowania. Jeżeli występują okoliczności do jego ponownego wystawienia, osoba ubezpieczona może liczyć na nowy wpis z poprawnymi danymi. Prawo do zasiłku i jego wypłaty zostanie ustalone na podstawie nowego zaświadczenia e-ZLA. Jeżeli nie posiada się profilu na PUE, informacja o unieważnieniu i wydrukowana wersja nowego zaświadczenia e-ZLA zostanie przekazana przez ubezpieczonego, którego dotyczy owe zwolnienie.
ZUS e-ZLA dla ubezpieczonych
Czy pracownik musi składać pracodawcy dokumenty w celu uzyskania zasiłku chorobowego? Wszystko zależy od sytuacji płatnika składek.
- Jeżeli otrzymało się elektroniczne zaświadczenie lekarskie, a zasiłki są wypłacane przez pracodawcę, to nie ma obowiązku dostarczania mu dodatkowych dokumentów.
- W przypadku gdy pracodawca nie posiada założonego profilu PUE, pracownik otrzymuje od lekarza wydruk e-ZLA i musi dostarczyć go do pracodawcy.
- W sytuacji gdy zasiłki wypłaca ZUS, wniosek o otrzymanie zasiłku składa pracodawca w imieniu pracownika.
- Jeżeli jest się przedsiębiorcą który otrzymał e-ZLA, do otrzymania zasiłku chorobowego należy złożyć wniosek o zasiłek do ZUS. W zależności od indywidualnej sytuacji, odpowiednim formularzem będzie Z-3b lub ZAS-53.
- Ubiegając się o zasiłek po ustaniu ubezpieczenia, należy złożyć wniosek do ZUS na dokumencie ZAS-53.
Druk e-ZLA dla pracowników
Czy istnieją sytuacje, w których pracownikom udostępniany jest druk ZUS e-ZLA? Jeżeli pracodawca nie posiada profilu na PUE lub świadczeniobiorca wyraża taką chęć, zostanie przygotowany dokument w formie papierowej. W takim wypadku należy dostarczyć zwolnienie swojemu pracodawcy we własnym zakresie. Płatnik składek otrzymuje więc dokument bezpośrednio od osoby którą ubezpiecza. Nie dotyczy to osób, które:
- prowadzą działalność pozarolniczą
- są duchownymi
- podlegają ubezpieczeniu społecznemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, nieposiadającego siedziby na terenie Polski, które dokumenty do prawa i wypłaty świadczeń składają w ZUS
- są niezdolne do pracy z powodu choroby i wspomniana niezdolność przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia
Każdy wydruk e-ZLA powinien posiadać pieczątkę i podpis lekarza. Nawet jeżeli świadczeniobiorca wyraził chęć odebrania dokumentu w formie papierowej, elektroniczny odpowiednik dokumentu zostaje podpisany przez lekarza i wysłany do ZUS.
Wydruki e-ZLA przyznawane są także w sytuacji, gdy lekarz w momencie wystawiania zwolnienia nie posiada dostępu do Internetu. Dokumenty przygotowuje się wtedy na uprzednio wydrukowanych formularzach, które posiadają unikalny numer serii. Nadal wymagane jest jednak przesłanie ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przesłanie następuje w momencie wprowadzenia do systemu wypisanych na dokumencie danych, gdy istnieje już taka możliwość. Jest to obowiązek lekarza, który powinien przekazać druk ZUS ZLA prawidłowo wypełniony w formie elektronicznej w ciągu 3 dni od wystawienia papierowego zwolnienia.
ZUS e-ZLA dla lekarzy
Wystawianie zwolnień w formie elektronicznej stanowi znaczące ułatwienie dla lekarzy, ponieważ trwa krócej niż uzupełnianie informacji w formie papierowej. Możliwość wystawienia w ZUS e-ZLA udostępniona jest wszystkim medykom, którzy posiadają swój profil na PUE lub posiadają zintegrowaną z PUE gabinetową aplikację. Od 23 października 2018 roku lekarze mogą również upoważnić asystenta do wystawienia zwolnienia w swoim imieniu.
Lekarz wystawiając e-ZLA ma dostęp do informacji na temat osoby ubezpieczonej, członków jej rodziny a także pracodawców. Wpisując numer PESEL, wszystkie informacje osobiste uzupełniają się w dokumencie automatycznie. System porównuje i weryfikuje także datę początku okresu niezdolności do pracy z zasadami określającymi wystawianie zwolnień. Ułatwieniem okazuje się także sugerowanie przez program kodu literowego A i D oraz numeru statystycznego choroby. Wystawione zwolnienie przekazywane jest do pracodawcy i ZUS automatycznie. E-ZLA można wypisać także mobilnie, jeżeli lekarz wykonuje wizyty domowe.
Certyfikat do podpisywania e-ZLA
Do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich ZUS potrzebny jest bezpłatny certyfikat. Ważność dokumentu określona jest na 5 lat, jednak po upływie ustalonego terminu można złożyć wniosek o jego ponowne wydanie. Posiadany certyfikat pozwala na podpisywanie nie tylko e-ZLA, ale też kilku innych formularzy:
- AZLA, czyli anulowanie zamówienia
- UZLA, inaczej unieważnienie pobieranych wcześniej numerów pustych druków ZLA
- ZUS FZLA, czyli wniosek w sprawie upoważnienia do wystawienia zaświadczeń lekarskich
- PR-4 ZUS, innymi słowy wniosek o przyznanie rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej ZUS
Wystawienie certyfikatu odbywa się za pośrednictwem PUE ZUS i zajmuje jedynie kilka minut. Certyfikat pobiera się jednorazowo z Platformy Usług Elektronicznych, dlatego należy go zachować na wybranym przez siebie nośniku danych. Do wystawienia zaświadczenia certyfikat musi znajdować się na urządzeniu, z którego zamierza się udzielić e-ZLA. Trzeba także pamiętać o podaniu ustalonego przez siebie hasła. Wystawiając ZUS ZLA logowanie do PUE będzie więc koniecznością.
Infolinia ZUS e-ZLA
Jeżeli płatnik składek, osoba ubezpieczona lub lekarz ma pytania dotyczące elektronicznych zwolnień lekarskich, może zwrócić się ze swoim pytaniem na infolinię ZUS. Doświadczony konsultant może pomóc uzyskać najważniejsze informacje o ZLA ZUS bez wychodzenia z domu. Alternatywna metoda kontaktu z COT ZUS to przesłanie wiadomości e-mail na adres [email protected].
Często zadawane pytania ZUS ZLA
Podstawa prawna:
(Dz.U. z 2018 r. poz. 1128) Ustawa z 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw
(Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 z późniejszymi zmianami) Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
(Dz.U. z 2018 poz. 1925) Ustawa z dnia 13 września 2018r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej a także o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
Źródła:
https://www.zus.pl/ezla
