Dane identyfikacyjne płatnika składek ZUS

Co to są dane identyfikacyjne płatnika składek ZUS? Jakie informacje podać w miejscu na dane identyfikacyjne płatnika? Dowiedz się więcej o danych identyfikacyjnych i sprawdź, jak poprawnie uzupełnić dokumenty rozliczeniowe firmy.

Czym są dane identyfikacyjne płatnika ZUS?

Dane identyfikacyjne płatnika składek ZUS to zewnętrzny zestaw informacji, dzięki któremu możliwe jest rozróżnianie płatników między sobą w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych na formularzach rozliczeniowych umożliwia poprawne dokumentowanie opłacania należnych składek. Z tego względu płatnik składek powinien posługiwać się takimi samymi danymi we wszystkich składanych drukach, o ile nie zgłosił wcześniej zmiany danych w ZUS.

Jak zmienić dane identyfikacyjne płatnika składek w Płatniku?

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, zmiana danych płatnika składek może przebiegać w inny sposób. Różnice polegają na konieczności uzupełniania innego zestawu dokumentów, które końcowo trafiają też do odmiennych instytucji. Dowiedz się więcej o zmianie danych identyfikacyjnych płatnika składek ZUS w artykule poświęconym temu zagadnieniu. 

Co to jest identyfikator płatnika składek?

Identyfikator płatnika składek ZUS to wybrany ciąg znak znaków umożliwiający jego identyfikację. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i statusu płatnika, wymagane jest posiadanie różnych identyfikatorów. Podstawowym z nich jest przede wszystkim numer PESEL, a jeżeli go nie nadano, numer i seria dowodu osobistego albo paszportu. 

Identyfikatory ZUS ZFA

Na formularzu ZUS ZFA (zgłoszenie lub zmiana danych płatnika składek) danymi identyfikacyjnymi są:

• REGON
• NIP
• PESEL (gdy nie posiada się numeru NIP ani REGON)
• Numer i seria paszportu (gdy nie posiada się numeru PESEL, NIP ani REGON)

Płatnicy, którzy opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia są zobowiązani do podawania numeru PESEL nawet wtedy, gdy posiadają numer NIP oraz REGON. Posiadając wyłącznie NIP i REGON, a w zgłoszeniu do do ubezpieczeń NIP i PESEL (lub tylko NIP), należy zgłosić zmianę na druku ZUS ZIPA.

Identyfikatory ZUS ZPA

Na druku ZUS ZPA dane identyfikacyjne płatnika składek to:

• REGON
• NIP

W przypadku gdy nadano oba numery, powinno się wykorzystać zarówno REGON jak i NIP. Jeżeli płatnik posiada tylko jeden numer, może się nim identyfikować bez żadnych komplikacji.

Dane identyfikacyjne ZUS a nazwa skrócona

Nazwa skrócona płatnika składek ZUS, czyli identyfikator nienumeryczny podawany jest w dokumentach rozliczeniowych. Podawana przez płatnika nazwa musi być zgodna z nazwą we wnioskach CEIDG-1 oraz NIP-8. W przypadku gdy nie posiada się jeszcze nazwy skróconej, należy ją utworzyć. Podawanie nazwy skróconej zalecane jest na wszystkich dokumentach przesyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Jak powinna wyglądać nazwa skrócona? Przepisy regulujące dane identyfikacyjne ZUS określają, że nie może zawierać innych znaków niż cyfry i litery. Ich maksymalna liczba w jednej nazwie skróconej to 31 znaków.

Kto wypełnia dane identyfikacyjne płatnika składek?

We wszystkich formularzach przekazywanych przez płatników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dane identyfikacyjne muszą być uzupełnione przez upoważnione do tego podmioty. Rozwiązywanie spraw w ZUS leży w obowiązkach przedsiębiorcy prowadzącego działalność lub wyznaczonego przez niego na odpowiednim wniosku pełnomocnika. Zarówno dane identyfikacyjne płatnika składek ZUS jak i wszystkie inne informacje zawarte w składanych dokumentach powinny pozostawać zgodne ze stanem faktycznym. 

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego w ZUS

Danymi identyfikacyjnymi osób ubezpieczonych są ich numery PESEL. W przypadku gdy numer nie został im przypisany, należy podać serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. Podane dane wykorzystywane są później w imiennych raportach miesięcznych, aż do momentu ich zmiany na wniosek ubezpieczonego.