Dokument RIA ZUS służy do przekazywania przez przedsiębiorcę informacji na temat zatrudnianych pracowników. Złożenie raportu informacyjnego sprawia, że dane ubezpieczonego pracownika zostają zapisane na jego koncie ZUS. W takiej sytuacji nie ma konieczności dołączania papierowych dokumentów do wniosków w sprawie świadczeń. To również korzyści dla przedsiębiorcy – płatnicy uprawnieni do składnia ZUS RIA mają skrócony termin obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jakie dane zawiera ZUS RIA?
Każdy raport informacyjny RIA ZUS zawiera takie dane jak:
- przychody pracownika za lata od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, dzięki którym ZUS może prawidłowo ustalić podstawę wymiaru emerytury albo renty,
- okres wykonywania pracy nauczyciela,
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach,
- ewentualne okoliczności rozwiązania stosunków pracy,
- informacja o przysługującym deputacie węglowym lub jego pieniężnym ekwiwalencie.
Za kogo można złożyć ZUS RIA?
Raport informacyjny składa się za wszystkich pracowników, którzy byli zatrudnieni w danej firmie na podstawie umowy o pracę oraz za zleceniobiorców w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. Takich działań podejmują się pracodawcy, którzy chcą skrócić obowiązkowy okres przechowywania dokumentów w formie papierowej.
Termin składania druku ZUS RIA
Po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazywania ZUS RIA, płatnik składek zostaje zobowiązany do przekazywania dokumentów w odpowiednim terminie. W zależności od okoliczności zatrudnienia pracownika, może to być:
- rok od dnia złożenia oświadczenia (w przypadku gdy pracownik zakończy pracę przed złożeniem oświadczenia przez płatnika),
- moment wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń (w przypadku gdy pracownik kończy pracę po złożeniu oświadczenia przez płatnika).
Co grozi za nieprzekazanie RIA ZUS?
Płatnik składek, który złożył oświadczenie o zamiarze składania raportów ZUS RIA, ale ostatecznie nie wywiązał się z tej deklaracji, może spodziewać się konsekwencji ze strony ZUS. Jeżeli raporty nie zostały złożone za wszystkich pracowników, którzy powinni zostać zgłoszeni, ustawa przewiduje nałożenie kary grzywny o wysokości do 5 000 zł. Aby tego uniknąć, płatnik składek, który nie chce przekazywać raportów ZUS RIA powinien złożyć odwołanie od złożonego oświadczenia.
Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu ZUS RIA?
W sytuacji gdy płatnik zdecydował się na składanie dokumentów RIA w ZUS, pozostaje zobowiązany do przekazywania swoim pracownikom pewnych druków.
Przede wszystkim, pracodawcy nakazuje się wydanie kopii dokumentów pracowniczych na każde żądanie ubezpieczonego. Prawo do odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania przysługuje wszystkim pracownikom, również tym, za których złożono ZUS RIA. Czas odbioru dokumentów wynosi dokładnie miesiąc. Po tym czasie pracodawca może zniszczyć dokumentację (ale może przechowywać ją jeszcze 12 miesięcy od upływu okresu przechowywania).
Pracodawca ma także obowiązek przekazywania na bieżąco kopii składanych raportów informacyjnych odpowiednim pracownikom.
Co płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy po złożeniu raportu informacyjnego?
Podobnie jak w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek przekazywać dokumentację pracowniczą osobom zatrudnionym w ramach umowy zlecenia. Oznacza to, że przepisy dotyczące przekazywania dokumentacji oraz kopii druków ZUS RIA nie rozróżniają pracowników ze względu na formę zatrudnienia.
Czy urząd informuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS?
Pracownik przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej otrzyma o tym stosowną informację z ZUS. Jeżeli płatnik przekazał już raport informacyjny ZUS RIA, urząd przekaże pracownikowi:
- informację o stanie konta ZUS za rok, w którym przekazano raport informacyjny,
- powiadomienie (wraz z rocznym obliczeniem podatku PIT) za rok, w którym przekazano raport informacyjny, jeżeli pracownik jest już uprawniony do pobierania emerytury i informacja o stanie konta nie jest już do niego przesyłana.
Byli pracownicy są powiadamiani przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o skróconym okresie przechowywania ich dokumentacji w uprzednim miejscu zatrudnienia, prawie do odbioru tej dokumentacji oraz obowiązujących terminach. Osoby, które już nie pracują w danym przedsiębiorstwie, powinny wystąpić do byłego pracodawcy o wydanie dowodów pracy w szczególnych warunkach (jeżeli podejmowały się takiej pracy).
ZUS RIA wzór wypełnienia
Jak prawidłowo uzupełnić ZUS RIA? Płatnicy składek mogą skorzystać z udostępnionych wzorów wypełnienia druku. Na przestrzeni lat uruchomiono wiele forów dla kadrowych odpowiadających za uzupełnianie dokumentów do ZUS. W razie wątpliwości z wypełnianiem druku ZUS RIA, warto skonsultować się z infolinią ZUS.
Czytaj więcej:
Raporty informacyjne ZUS RIA: https://www.zus.pl/portal/pomoc/ksw0016.html