E-akta ZUS
Od 2019 roku płatnicy składek mogą przechowywać akta pracowników w formie elektronicznej. Wymaga to jednak złożenia w ZUS odpowiedniego wniosku, a później regularnego przekazywania raportów informacyjnych RIA. Wraz z elektronizacją ZUS skraca się także obowiązkowy okres przechowywania dokumentów pracowników. Dowiedz się więcej o e-aktach w ZUS i sprawdź jakie korzyści oferuje elektronizacja dokumentów.
Elektroniczne przechowywanie akt pracowników
Od stycznia 2019 roku, przedsiębiorcy mają możliwość podjęcia dobrowolnej decyzji o sposobie przechowywania akt swoich pracowników. Podstawową formą archiwizacji jest przechowywanie dokumentów w formie papierowej, jednak o wiele tańszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest forma elektroniczna (e-akta ZUS).
E akta w ZUS ułatwiają prowadzenie dokumentacji pracowników. Ostateczny wybór należy jednak do przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że raz podjęta decyzja może ulec zmianie w przyszłości.
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowników
W 2019 roku zmianie uległ także obowiązkowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej ZUS. Dla wszystkich nowozatrudnionych pracowników wynosi on dokładnie 10 lat od ustania ostatniego stosunku pracy lub umowy zlecenia.
Co w przypadku pracowników, których zatrudniono miedzy 1999 a 2008 rokiem? W takiej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ZUS może zostać skrócony z 50 do 10 lat. Wymaga to spełnienia dodatkowych warunków i złożenia dodatkowych dokumentów:
- ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. W tym dokumencie oświadcza się, że przedsiębiorca przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018. Termin składania oświadczeń nie jest ograniczony w czasie – przedsiębiorca samodzielnie podejmuje decyzję o skróceniu okresu przechowywania akt.
- ZUS RIA – raport informacyjny. Dokument składa się po przekazaniu do ZUS oświadczenia ZUS OSW. Jego celem jest zastąpienie obowiązku wystawiania dokumentów papierowych do wniosków o przyznanie świadczeń pracownikom. Dane zawarte w raporcie zostaną zapisane na koncie ZUS ubezpieczonego.
Jeżeli przedsiębiorca zatrudnił pracownika przed styczniem 1999 roku, musi przechowywać jego akta przez 50 lat bez możliwości skrócenia tego okresu.
E-akta ZUS – zmiany w składanych dokumentach
Przekazywanie raportów informacyjnych do ZUS nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przekazywania danych za pracowników w przyszłości. Od 1 stycznia 2019 roku wszelkie informacje dotyczące dokładnych okresów pracy oraz zarobków pracownika powinny być przekazywane na formularzu ZUS RPA. Dokument identyfikowany jest w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego. Dzięki temu ZUS może uzupełniać dane niezbędne do obliczania wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych.
Płatnik powinien przekazywać także informacje o wygaśnięciu / rozwiązaniu stosunków pracy. W tym celu wykorzystuje się formularz ZUS ZWUA, czyli dokument umożliwiający wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń. Znajdują się w nim informacje na temat okoliczności zakończenia współpracy z daną osobą.
Jak przesłać dokumenty do e-akt ZUS?
Do nowych realiów dostosowano także Platformę Usług Elektronicznych i aplikację ePłatnik. Dzięki internetowej usłudze płatnicy mogą samodzielnie przekazywać do e-akt ZUS najważniejsze dokumenty dotyczące pracowników. Przedsiębiorcy mogą przesyłać drogą elektroniczną takie druki jak ZUS PRA, ZUS RIA oraz ZUS OSW. W nowej formie pojawiają się dokumenty ZUS DRA, ZWUA, informacja roczna, a także informacja miesięczna.
PUE stanowi wygodne narzędzie do nawiązywania kontaktu z urzędem, oferując dodatkowo cenne wskazówki przy uzupełnianiu formularzy. Wprowadzone dane zostaną zweryfikowane w czasie rzeczywistym. Płatnik otrzyma również powiadomienie dotyczące upływającego terminu na złożenie wymaganych dokumentów. Na jego profilu pojawi się informacja dotycząca złożonych druków ZUS OSW oraz lista osób, za które złożono już ZUS RIA.
Czytaj więcej:
ZUS e-akta: https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta
- 4Udostępnienia
- 4
